Outro dia, uma grande amiga médica anestesista, na correria e sobrecarga do dia a dia, me escreveu: “Preciso desesperadamente que você me dê um curso de organização. Ando com muita dificuldade de gerir meu tempo, e nem filho tenho ainda. Isso tem me deixado muito frustrada.” Na mesma semana, outra amiga, administradora, me mandou um WhatsApp: “Preciso aprender a me planejar e me organizar com você. Vou ter minha segunda filha e não sei como vou dar conta.”

Vira e mexe, alguma amiga recorre a mim para dicas sobre o mesmo tema. E desta vez, ao receber essas mensagens, percebi que minha facilidade para planejamento e organização pode ser de alguma forma compartilhada e dividida com mais pessoas. Trata-se de uma característica pessoal, mas que pode, sim, ser aprendida e desenvolvida por qualquer um que queira ter mais produtividade e leveza no dia a dia.

Sim, ao contrário do que muita gente pensa, planejar e organizar não dá tanto trabalho assim. Trabalho mesmo é girar vários pratinhos ao mesmo tempo, sem estratégia, fazendo por fazer. É daí que vem toda a sobrecarga e estresse, que ficaram ainda mais evidenciados em tempos de pandemia + home office + homeschooling + tarefas domésticas e todo o combo tenho-que-dar-conta-de-tudo-e-ser-bem-sucedida.

Uma leitura recente que me ajudou a consolidar ainda mais os conceitos de priorização, produtividade e gestão de tempo foi Essencialismo, livro de Greg McKeown que fala sobre a disciplinada busca por menos.

Confesso que, quando comprei o livro, jurava que seria um discurso meio hippie de desapegue-se de tudo e viva com menos. Passei por uma reflexão similar quando fiz um trekking de vinte dias no Nepal rumo ao campo base do Everest, comendo basicamente arroz com ovo e aprendendo a valorizar um simples banho como se fosse ouro. E cheguei à conclusão de que, por mais transformadoras que essas experiências sejam, quando voltamos à rotina e entramos no modo piloto automático novamente, esquecemos o que aprendemos e, sim, voltamos a acumular – sejam bens ou tarefas e obrigações.

Felizmente, o livro tem uma abordagem bem mais real e aplicável à vida mundana de quem não quer largar tudo, virar monge e meditar nas montanhas. Traz exemplos práticos de como simplificar e eleger o que é, de fato, essencial, como priorizar, filtrar e executar de forma mais assertiva; e, principalmente, como aprender a escolher. Algumas dicas simples e práticas que funcionam para mim são:

ESTABELEÇA O QUE É ESSENCIAL EM SUA MISSÃO PESSOAL E PROFISSIONAL

Esta etapa é, sem dúvida, a mais complexa, mas é a que determina todo o seu foco e estratégia para gerir seu tempo, prioridades e necessidades. Eu sempre gasto um tempo – geralmente no início do ano, perto do meu aniversário – para refletir sobre:

• O que me motiva
• O que é importante para mim
• O que eu nunca faria
• Os três projetos pessoais e profissionais mais importantes para o próximo ciclo, incluindo os hobbies que quero priorizar e os sentimentos que quero ter com mais frequência

Passo um bom tempo anotando palavras-chave, projetos, ideias, tudo o que vem à cabeça quando penso o que quero conquistar até o fim do ano. Depois, leio as anotações e escrevo em um único parágrafo como será meu ano ideal. Esse resumo já lhe força a priorizar.

Listo novamente minhas três metas mais importantes na vida pessoal e as três na vida profissional. Na sequência, escrevo o conjunto de ações e tarefas nos quais preciso focar para conseguir os resultados desejados.

Em seguida, divido as tarefas em um cronograma – quais delas devo conseguir fazer em qual mês do ano, quais delas dependem de terceiros, de recursos financeiros ou de tempo – e penso como organizarei meus meses.

Ao pensar do macro para o micro, consigo em mais ou menos uma semana montar o modo como pretendo gerir meu ano.

TENHA UM PLANNER, E FAÇA DELE UM HÁBITO DIÁRIO

Com base nessa reflexão inicial mais densa e complexa, fica fácil e objetivo desdobrar os planos em meses e semanas.

Para mim, o planner é uma ferramenta que ajuda – e muito – a trazer para o concreto e para o dia a dia os planos que fiz lá na resolução de um novo ciclo.

Existem vários tipos de planners no mercado, tanto impressos como digitais. Eu, particularmente, adoro uma papelaria e sou fã dos planners impressos que dão uma visão semanal, pois ajudam a priorizar as metas e objetivos do mês de uma forma bem prática.

Um bom planner geralmente tem um espaço para listar o planejamento mensal – incluindo as principais metas, projetos ativos e onde focar; tem a visão semanal, com controle de hábitos, compromissos, notas e tarefas; e um espaço para a revisão do mês, onde você pode fazer um balanço do que deu certo e o que pode melhorar no próximo mês, além de ter um espaço para o “despejo” das pendências que ficarão para as próximas semanas.

Gosto muito do Planner Permanente da Zaena, que também tem planners semanais e específicos para empreendedores.

Também uso no trabalho um planner semanal, para me ajudar a organizar as tarefas e os prazos do dia a dia. Com minha equipe e principais fornecedores, o Trello funciona bem para dividir as prioridades, com opção de alertas e donos que facilitam a gestão das tarefas.

O importante é criar o hábito de usar o planner, seja ele qual for. Começo todo dia olhando o meu, e dou uma revisada antes de dormir. Não demoro mais que cinco minutos, mas mantenho isso como rotina.

FAÇA ESCOLHAS, E SINTA ORGULHO DE CADA UMA DELAS

Cada escolha, uma renúncia. Mas para mim cada escolha também significa ganho. Ganho de foco, de saber o que é importante, de saber onde se quer chegar.

Em vez de focar no que você perde ao escolher algo, tente enxergar aquilo que você vai ganhar. E lembre-se: se o que você perde não lhe fará falta em um mês ou um ano, então realmente você não precisa se preocupar.

“O essencialista leva a vida sem arrependimentos. Quando identificamos corretamente o que mais importa e investimos tempo e energia nisso, fica difícil lamentar as escolhas feitas. Sentimos orgulho da vida que escolhemos ter.” (Greg McKeown)

Eugenia Del Vigna é gerente executiva de marketing e especialista em estratégia de marca, marketing digital, CRM e liderança positiva.