Manter-se ocupado não é necessariamente ser produtivo. A arte de administrar bem o tempo implica uma série de qualidades capazes de impulsionar a carreira até mesmo de um trabalhador que não é, exatamente, o mais habilidoso. Quando você sabe usar o tempo, aumenta a sua produtividade – e a da empresa onde eventualmente trabalha. A Forbes destaca oito dicas para você fazer e acontecer:

• Tenha clareza sobre prioridades: Evite o estresse de se sentir sobrecarregado. Quem sabe administrar o tempo sabe o que é mais importante. Um recurso para simplificar esse processo é a Matriz de Eisenhower, em que você classifica suas tarefas em quatro categorias: Faça (itens urgentes e importantes), Agende um horário para isso (tarefas importantes, mas não urgentes), Delegue a alguém (coisas urgentes, mas sem importância) e Exclua (o que não é urgente nem importante).
• Elimine distrações: Esqueça a mídia social e ponha o celular no mudo. Vale também fechar a porta do quarto e pôr fones nos ouvidos para eliminar ruídos. Foque no que você precisa fazer.
• Adote a monotarefa: Fazer várias coisas ao mesmo tempo é contraproducente. Saia do modo multitarefas e entre no modo monotarefa. Concentre-se em uma coisa de cada vez.
• Não tente fazer tudo: Se há alguma tarefa que você não goste de fazer, passe-a para outra pessoa. Terceirize. Isso vale para coisas aparentemente simples, como postagens na mídia social, e para aquelas consideradas mais complexas, como contabilidade. Você também pode apelar para sistemas de automação e outras ferramentas online que visam a facilitar a vida, mesmo que tenha que aprender a usá-los.
• Concentre as tarefas rotineiras: Estabeleça horários para tarefas rotineiras, como responder e-mails e checar redes sociais. Você também pode usar o recurso de mensagem automática, avisando, por exemplo, que verifica seus e-mails duas vezes por dia e que, para assuntos urgentes, atende o telefone.
• Destaque as perguntas frequentes: Se você costuma responder a um conjunto de perguntas frequentes, inclua essas perguntas e respostas em seu site. Assim, as pessoas entenderão melhor o que você faz, você atrairá clientes mais prováveis e ainda evitará perder tempo atendendo a um cliente improvável. Atualize com regularidade as perguntas e respostas.
• Respeite seu relógio biológico: Procure reservar os trabalhos mais importantes (criativos ou analíticos) para os horários em que seu rendimento é melhor. As tarefas mais simples você pode cumprir em horários em que você não funciona tão bem. Coordene suas tarefas com os ritmos de seu corpo.
• Proteja seu tempo: Aprenda a dizer não a coisas desnecessárias. Esteja disponível aos outros no limite do razoável. Estabeleça limites saudáveis. Isso também pode significar capacitar as pessoas inteligentes que você contratou e confiar nelas, o que o libera para cuidar do que é mais importante.